COVID19, Agile e remote working

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…l’un contro l’altro armato,
sommessi a lui si volsero, come aspettando il fato…

– Alessandro Manzoni, Il cinque maggio

Nel mio post precedente ipotizzavo una prima possibile risposta strategica delle aziende al cigno nero COVID19 e al suo impatto presente e futuro.

Nel post di oggi descrivo invece come processi e mindset Agile supportano il lavoro da remoto anche se il lavoro da remoto -a volte definito in modo un po’ improprio lavoro agile– non supporta l’approccio Agile. No pun intended :).

Agile e remote working

In questo primo mese di epidemia e pandemia chi ne aveva la possibilità, i miei team per primi, è passato al remote working. I vantaggi del lavoro da remoto per dipendenti e aziende sono conosciuti da tempo. Tra questi ricordiamo cost-cutting, tempi e disagi per arrivare all’ufficio azzerati, autonomia e flessibilità dei dipendenti, meno interruzioni, possibilità di stare vicini ai propri cari e anche ahimè, negli ultimi tempi, minori occasioni di contagio. Anche gli svantaggi sono per lo più noti, ad esempio la mancanza di interazioni sociali, l’isolamento, la mancanza di confini tra lavoro e vita privata etc.

C’è però uno svantaggio poco conosciuto fuori dai circoli di competenza Agile ed è che il lavoro da remoto è un antipattern Agile, qualcosa cioè che invece che migliorare la qualità dei processi Agile, la peggiora.

Il lavoro remoto come antipattern

Chi lo dice? La definizione stessa di Agile, con l‘Agile Manifesto del 2001, promuove l’interazione face-to-face tra gli individui

The most efficient and effective method of conveying information to and within a development team is face-to-face conversation

Studi sono stati fatti successivamente per verificare l’aumento significativo di produttività dei team co-locati e le ragioni di questo miglioramento.

Chi ha lavorato in team co-locati ad alta produttività capisce immediatamente i vantaggi della co-location: gestione del team più facile, migliore qualità della comunicazione, inclusione della comunicazione non verbale, interazioni più facili, maggiori occasioni di pairing e cross-training, etc. Il lavoro da remoto invece inibisce i vantaggi che normalmente risultano dalla co-location.

Agile a supporto del lavoro remoto

Questo significa che non è possibile avere Team Agile che lavorano da remoto? Ovviamente no. I casi di Team Agile dislocati sono piuttosto comuni e si sono gioco forza moltiplicati in queste settimane. Ad esempio, nel caso di uno Scrum Team abbiamo, In ordine di efficienza decrescente:

  1. Il product Owner è dislocato rispetto al Team. Questa soluzione, piuttosto comune, resta altamente efficiente
  2. PO e alcuni membri del Dev Team sono dislocati, lo Scrum Master è co-locato con i restanti membri del Team
  3. Tutti i partecipanti al Team sono dislocati e lavorano da remoto

La soluzione 3, tipica di queste settimane dove la socialità è ridotta per prevenite il contagio da COVID19 pur essendo la meno efficiente, beneficia comunque grandemente dell’approccio Agile

L’Agile infatti, può dare una struttura alle interazioni a distanza, definendo obiettivi giornalieri condivisi, uno scopo chiaro per le iterazioni e gli sprint, un feedback costante dal mercato. Viene così evitata la perdita di focus e ripristinata una “normalità” anche in condizioni di emergenza come quella dettata dal COVID19

La presenza di eventi ricorrenti, strutturati e time-boxed favorisce l’interazione, l’allineamento e la cooperazione tra i componenti del Team. La costante ed esplicita formalizzazione delle priorità associate ai blocchi di lavoro favorisce la comprensione delle attività da svolgere e il decision making. Trasparenza, miglioramento continuo, condivisione tra business e IT, creazione di valore, semplicità e gli altri principi dell’Agile continuano ad essere validi anche con il remote working.

Ci sono però in gioco anche altre variabili. Il lavoro da casa può permettere di aumentare il tempo libero a disposizione delle persone, rendendole più felici, più ottimiste e proattive. D’altro canto, una diminuzione dei rapporti sociali può portare le persone ad atteggiamenti pesimistici e negativi, anche nelle attività lavorative

In sostanza, riportando in ottica sistemica le relazioni causali tra le variabili Agile e Televaloro, possamo dire che il telelavoro non aiuta il lavoro Agile, ma con il remote working scelta forzata o voluta, l’Agile può dare un contesto per il raggiungimento degli obiettivi, aiutando a restare connessi evitando perdita di allineamento e visione nei team dislocati. Il bilanciamento dei feedback tra Agile e Remote working, dipende dalla qualità delle scelte e delle persone, e va di volta in volta valutato anche con sperimentazioni ad hoc.

COVID19, Agile and remote working

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In my previous post (only italian language, sorry) I hypothesized an immediate possible strategic response to the Coronavirus black swan and its present and future impact on our economies. In today’s post, however, I describe how Agile processes and mindsets support remote work even if remote work – sometimes improperly defined agile work – does not support the Agile approach. No pun intended :).

Agile and remote working

Today, here in Italy, it’s almost one month of COVIT19 epidemic and pandemic. Those who had the chance, my teams first, moved to remote working. The benefits of remote working for employees and businesses have long been known. These include cost-cutting, no commuting, autonomy and flexibility of employees, being close to loved ones and also, alas, in recent times, fewer opportunities for contagion. There are also widely known disadvantages. For example isolation, the lack of social interactions, lack of boundaries between work and private life etc.

However, there is a little-known disadvantage: remote work is an Agile antipattern, something that instead of improving the quality of Agile processes, makes it worse.

Remote working anti-patterns

Who says that? The very definition of Agile, with the Agile Manifesto of 2001, clearly states face-to-face interaction between individuals as the preferred way of working.

The most efficient and effective method of conveying information to and within a development team is face-to-face conversation

Studies measured increases in productivity of co-located teams and the reasons for this improvement.

Agile supports remote working

Does it mean that it remotely working Agile teams are not possible? Of course, not. Examples of displaced agile teams are quite common and have multiplied in recent weeks. Consider for instance, a Scrum Team with, In order of decreasing efficiency:

  1. Only the Product Owner is displaced with respect to the Team. This rather common solution remains highly efficient,
  2. PO and some members of the Dev Team are colocated,
  3. The whole team is dislocated, working from remote.

The solution #3 is typical of these weeks where socialization is reduced to prevent the contagion from COVID19 and while being the least efficient, still benefits greatly from the Agile approach.

Agile can give structure to remote interactions, help in defining shared daily goals and a clear purpose for iterations and sprints, as well as constant feedback from the market. The loss of focus is thus avoided and a “normality” is restored even in emergency conditions such as that dictated by COVID19

Recurring, structured and time-boxed events typical of Agile frameworks, promote interaction, alignment and cooperation between team members. Explicit formalization of priorities favors better understanding of the activities to be carried on as well as decision making process. Transparency, continuous improvement, simplicity and other Agile principles continue to be valid in creating value also in a remote working context.

Agile Practices and Remote Working. A Systems View

There are also other systemic factors. Home working and other forms of remote working can make people happier because they’ve got more time available hence, improving their mindset and day to day work. On the contrary, a possible scarcity of social contacts, due to the home-working approach, can also be a pain for home workers, making them unhappy and less proactive.

In essence, teleworking does not help Agile work, but Agile can provide a great context for achieving objectives avoiding loss of focus and vision for remote workers. The Balance of the two really depends on the context and implementation of the system.